Diktografi delujejo tako, da pretvarjajo zvočne valove v električne signale. Mikrofon pretvori zvočne valove v električni signal, ki ga nato ojača ojačevalnik. Ojačani signal se nato prenese v zvočnik ali snemalno napravo. Zvočnik pretvori električni signal nazaj v zvočne valove, medtem ko snemalna naprava shrani signal za poznejše predvajanje.
Diktografi se lahko uporabljajo za poslušanje pogovorov osebno ali po telefonu. Uporabljajo se lahko tudi za snemanje pogovorov ali zvokov iz okolice za poznejšo analizo. Diktografi so pogosto skriti v vsakdanjih predmetih, kot so pisala, ure ali knjige, da jih ne bi odkrili.
Diktografi so zmogljiva orodja, ki jih je mogoče uporabiti za različne namene. Vendar pa je pomembno, da diktografe uporabljamo zakonito in etično. Diktografi se smejo uporabljati samo s soglasjem vseh vpletenih strani in nikoli se ne smejo uporabljati za poseganje v zasebnost nekoga.