Pridobite njene kontaktne podatke . To je mogoče najti na spletu prek različnih virov, kot so javne evidence, platforme družbenih medijev ali prek medsebojnih povezav.
Odločite se o namenu in vsebini svojega sporočila . Jasno opišite razlog za vaše dopisovanje in poskrbite, da bo vaše sporočilo jedrnato, ustrezno in spoštljivo.
Izberite ustrezen komunikacijski kanal . Odločite se, ali boste napisali pismo ali poslali e-pošto. Če se odločite poslati fizično pismo, se prepričajte, da imate pravilen poštni naslov. Če pošiljate e-pošto, uporabite profesionalni e-poštni naslov in zadevo.
Sporočilo naslovite uradno . Pismo ali e-pošto začnite z uradnim pozdravom, na primer "Dragi dr. Bishop" ali "Dragi profesor Bishop". Če niste prepričani o njenem nazivu ali častnem nazivu, je najbolje, da se zmotite na strani formalnosti in uporabite najvišji akademski ali strokovni naziv, ki ga najdete.
Jasno in jedrnato navedite namen svojega pisma ali elektronske pošte . Pojasnite, zakaj ji pišete in kaj želite doseči. Bodite natančni in jedrnati ter se izogibajte nepotrebnim podrobnostim ali nepomembnim informacijam.
V celotnem pismu ali e-pošti ohranite profesionalen ton . Izogibajte se uporabi neformalnega jezika, slenga ali pogovornih izrazov. Ne pozabite, da je to uradna korespondenca in mora odražati vaše spoštovanje do prejemnika.
Pred pošiljanjem natančno preberite svoje sporočilo . Prepričajte se, da ni napak v slovnici, črkovanju ali ločilih. Priporočljivo je, da nekdo drug pregleda vaše sporočilo glede točnosti in jasnosti, preden ga pošlje.
Vključite vse ustrezne priloge . Če vključujete dodatne dokumente ali priloge, kot je življenjepis, portfelj ali raziskovalni predlog, jasno navedite, kaj so in zakaj jih vključujete.
Bodite vljudni in izrazite hvaležnost . Zahvalite se ji za njen čas in pozornost ter izrazite hvaležnost za kakršno koli pomoč ali informacije, ki jih lahko zagotovi.
Pošljite pismo ali e-pošto prek izbranega komunikacijskega kanala . Preden pošljete sporočilo, se prepričajte, da imate pravilen e-poštni ali poštni naslov. Vodite evidenco korespondence za svojo referenco, na primer kopijo e-pošte ali osnutek pisma.