Datum: [Datum dogodka]
Lokacija: [Rezervirana dvorana]
Cilj:Organizirati in izvesti uspešen večerno-plesni koncert, ki bo zbral sredstva za lokalne dobrodelne namene.
Obseg:Ta izjava o obsegu opisuje glavne vidike večernega plesnega koncerta, vključno z naslednjimi ključnimi elementi:
1. Kraj:
Uredite in zagotovite uporabo rezervirane dvorane, ki lahko sprejme do 60 gostov (30 parov).
Poskrbite za primeren sedežni red, dekoracije in osvetlitev, da ustvarite vabljivo vzdušje za goste.
2. Jazz Combo:
Najemite profesionalno jazz kombinacijo z [navedite številko] izkušenih glasbenikov.
Sodelujte z glasbeniki, da pripravite privlačen in raznolik glasbeni repertoar, primeren za dogodek.
Uskladite nastavitve zvoka in osvetlitve, da zagotovite optimalno avdiovizualno izkušnjo.
3. Jedilna postrežba:
Organizirajte gostinske storitve, da gostom med dogodkom zagotovite prijeten meni za večerjo.
Zagotovite razpoložljivost različnih jedilnic, da se prilagodite prehranskim željam.
Usklajujte strežno osebje, da zagotovite učinkovito postrežbo hrane in pijače skozi celoten dogodek.
4. Zbiranje sredstev:
Razvijte in izvajajte strategije zbiranja sredstev, vključno s prodajo vstopnic, sponzorstvi in tihimi dražbami med dogodkom.
Sodelujte z dobrodelno organizacijo, da določite cilje zbiranja sredstev in ustrezno razporedite izkupiček.
5. Trženje in promocija:
Ustvarite promocijska gradiva, kot so plakati, digitalna vabila in objave v družabnih medijih, da boste dogodek učinkovito objavili.
Organizirajte kampanjo odnosov z javnostmi, da pritegnete medijsko pokritost in povečate ozaveščenost o dogodku in njegovem dobrodelnem cilju.
6. Program dogodka:
Načrtujte celovit program dogodka, ki vključuje trajanje koncerta, večerjo in dejavnosti zbiranja sredstev.
Dodelite posebne časovne termine za vsak segment, da zagotovite nemoten in prijeten potek dogodka.
7. Osebje:
Dodelite osebje za vodenje dogodka, prostovoljce in varnostno osebje, da zagotovite nemoteno izvedbo dogodka.
Dodelite jasne vloge in odgovornosti vsakemu osebju, da ohranite učinkovito koordinacijo skozi celoten dogodek.
8. Upravljanje proračuna:
Vzpostavite proračun in finančni načrt za dogodek, vključno s stroški za najem prizorišča, jazz kombinacijo, catering, trženje in druge povezane stroške.
Učinkovito spremljajte in upravljajte proračun, da zagotovite, da odhodki ne presežejo dodeljenih sredstev.
9. Skladnost:
Pridobite potrebna dovoljenja, licence in zavarovalno kritje za dogodek
Upoštevati vse lokalne, državne in zvezne zakone in predpise, ki se nanašajo na organizacijo in izvedbo dogodka,
10. Ocenjevanje in poročanje:
Izvedite vrednotenje po dogodku, da ocenite uspeh in vpliv koncerta, vključno z rezultati zbiranja sredstev ter povratnimi informacijami gostov in sponzorjev.
Pripravite podrobna poročila in finančne izkaze za dobrodelno organizacijo, da zagotovite preglednost in odgovornost.
11. Obvladovanje tveganja:
Prepoznajte morebitna tveganja in razvijte načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih za ublažitev vseh izzivov, ki se lahko pojavijo med dogodkom, vključno z vremenskimi razmerami, tehničnimi napakami ali nepredvidenimi okoliščinami.
12. Trajnost: **
V načrtovanje dogodka vključite trajnostne prakse, kot je uporaba okolju prijaznih materialov, zmanjševanje količine odpadkov in darovanje ostankov hrane lokalnim organizacijam.
Izjeme:Plesni večerni koncert ne zajema naslednjih vidikov:
1. Prevoz gostov.
2. Namestitev Za goste izven mesta.
3. Darila ali spominki za goste.
Predpostavke:Izjava o obsegu temelji na naslednjih predpostavkah:
1. Rezervirana dvorana je prosta in dostopna na datum dogodka.
2. Jazz combo in gostinci bodo svoje storitve opravljali po dogovorjenih pogojih.
3. Aktivnosti zbiranja sredstev bodo potekale v skladu z lokalnimi zakoni in predpisi.
Odobritve:Ta izjava o obsegu zahteva odobritev naslednjih zainteresiranih strani:
1. Organizator dogodka.
2. Jazz Combo.
3. Ponudnik gostinskih storitev.
4. Dobrodelna organizacija.
5. Upravljanje prizorišča (če je primerno).
Izdelki:Naslednji izsledki bodo izdelani kot del dogodka:
1. Program dogodka.
2. Poročilo o zbiranju sredstev.
3. Poročilo o oceni po dogodku.
4. Računovodski izkazi.
Komunikacija:Med postopkom načrtovanja dogodkov se bo vzdrževala redna komunikacija z vsemi zainteresiranimi stranmi, vključno s poročili o napredku, posodobitvami in usklajevanjem.
Ta izjava o obsegu služi kot izčrpen vodnik za organizacijo in izvedbo večernega plesnega koncerta za lokalno dobrodelno organizacijo. Z upoštevanjem tega dokumenta želijo organizatorji dogodka ustvariti uspešen in vpliven dogodek zbiranja sredstev, ki pozitivno prispeva k skupnosti.**