Upravljanje elektronskih zapisov (ERM) nudi organizacijam številne prednosti, vključno z:
1. Izboljšana učinkovitost in produktivnost: Sistemi ERM avtomatizirajo številne naloge, povezane z upravljanjem zapisov, kot so arhiviranje, indeksiranje in iskanje, kar lahko zaposlene sprosti, da se osredotočijo na druge pomembnejše naloge. Poleg tega lahko sistemi ERM pomagajo organizacijam racionalizirati njihove poslovne procese z zmanjšanjem potrebe po zapisih v papirni obliki.
2. Izboljšana varnost: Sistemi ERM lahko pomagajo zaščititi občutljive informacije pred nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem ali uničenjem. To je pomembno za organizacije, za katere veljajo predpisi o zasebnosti podatkov ali ki preprosto želijo zaščititi svoje zaupne podatke.
3. Zmanjšani stroški: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam zmanjšati stroške, povezane z upravljanjem dokumentov, kot so stroški skladiščenja, stroški papirja in stroški dela. Poleg tega lahko sistemi ERM pomagajo organizacijam, da se izognejo stroškom, povezanim z izgubljenimi ali poškodovanimi dokumenti.
4. Izboljšana skladnost: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam pri izpolnjevanju industrijskih predpisov in standardov, ki zahtevajo pravilno upravljanje dokumentov. To lahko pomaga organizacijam, da se izognejo globam in kaznim ter jih zaščiti pred pravno odgovornostjo.
5. Večja preglednost in odgovornost: Sistemi ERM lahko pomagajo izboljšati preglednost in odgovornost v organizacijah z zagotavljanjem jasne evidence o tem, kdo je dostopal do zapisov, jih spreminjal ali izbrisal. To lahko pomaga preprečiti goljufije in lahko olajša preiskavo varnostnih incidentov.
6. Izboljšano odločanje: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam pri sprejemanju boljših odločitev, tako da jim zagotovijo enostaven dostop do informacij, ki jih potrebujejo. To lahko organizacijam pomaga pri prepoznavanju trendov, odkrivanju težav in sprejemanju bolj informiranih odločitev.
7. Izboljšana storitev za stranke: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam zagotoviti boljše storitve za stranke, tako da jim olajšajo iskanje informacij, ki jih potrebujejo za pomoč strankam. To lahko pomaga skrajšati čakalne dobe strank in izboljšati njihovo zadovoljstvo.
8. Izboljšano sodelovanje: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam izboljšati sodelovanje tako, da zaposlenim olajšajo izmenjavo informacij. To lahko pomaga organizacijam, da razbijejo silose in izboljšajo timsko delo.
9. Večja inovativnost: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam spodbujati inovacije tako, da zaposlenim zagotovijo informacije, ki jih potrebujejo za ustvarjanje novih idej. To lahko pomaga organizacijam, da ostanejo pred konkurenco in povečajo svoje poslovanje.
10. Izboljšana trajnost: Sistemi ERM lahko pomagajo organizacijam zmanjšati njihov vpliv na okolje z zmanjšanjem potrebe po papirju in drugih materialih. To lahko pomaga organizacijam pri ohranjanju naravnih virov in zmanjšanju njihovega ogljičnega odtisa.